一、 成立策劃工作小組

策劃主管
負責協調、溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權負責策劃方案的制定和修訂
策劃人員
負責編擬會展項目計劃
文案撰寫人員
負責撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等
美術設計人員
負責各類各種類型視覺形象設計，如廣告設計、展示空間設計，此負責人要求能熟練運用photoshop，Imageready，Illustrator，coreIdraw等軟件
市場調查人員
負責進行市場調查并編寫市場調查報告
媒體聯絡人員
進行媒體宣傳推廣
二、 進行市場調查與分析
會展市場調查與分析是會展策劃的基礎。其針對的內容也十分廣泛，主要包括五個方面：1.產業環境；2.目標市場；3.政策法規；4.同類會展；5.自身資源。
三、制定會展項目的行動方案
制定一個統籌兼顧的方案是會展項目順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內容。
會展策劃方案具體化，應形成一個可供操作的具體措施。其間得需明確以下內容：會展項目的目標、實現會展項目目標的環境、會展項目營銷戰略要素、會展相關活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。
設計行動日程表也是必不可缺少的一環。會展項目的行動日程必須精心設計，策劃方案的制作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結束都應有時間的規定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴重影響會展的成功舉辦。
四、制定預算方案
制定一份會展項目預算方案一般包括的內容有以下幾個方面：
⒈場地費用；
⒉行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等；
⒊宣傳推廣費用；
⒋招展、招商費用
⒌相關活動經費；
⒍其他。
會展項目收入來源：
⒈會務費或展位費收入；
⒉門票收入；
⒊企業贊助收入；
4.廣告位租賃費用收入(宣傳費用收入)；
5.其他。
五、撰寫項目策劃方案
撰寫會展項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內容包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術或行動方案、效益預測、控制和應急措施，各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一。其可涵蓋內容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次展前、展中以及展后的所有策劃文案。
六、評估與修正
評估與修正的內容主要包括項目評估、階段考評、最終考評和反饋改進等內容。